Gebruikers- en abonnementsvoorwaarden

1. Algemeen

Deze gebruikers- en abonnementsvoorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van Tendermanager.ai, een handelsnaam van Best Value Verkoop B.V., gevestigd aan Laplacestraat 81, 1098 HT Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72004827.

Door Tendermanager.ai te gebruiken, gaat u akkoord met deze voorwaarden en ons Privacybeleid. Voor zakelijke klanten kunnen daarnaast een offerte, overeenkomst, EULA, Service Level Agreement (SLA) en/of Verwerkersovereenkomst van toepassing zijn. Bij tegenstrijdigheid prevaleren specifiek schriftelijk overeengekomen afspraken.

2. Over Tendermanager.ai

Tendermanager.ai is een AI-ondersteund SaaS-platform voor tender-, aanbestedings- en proposalmanagement. Het Platform ondersteunt gebruikers onder andere bij het analyseren van aanbestedingsdocumenten, kennismanagement, tekstgeneratie, review, signalering en andere onderdelen van het tenderproces.

AI-systemen zijn probabilistisch. Gegenereerde output kan daarom onjuist, onvolledig of niet volledig actueel zijn. Tendermanager.ai is een hulpmiddel en geen vervanging voor professionele beoordeling. De Gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor:

• controle van gegenereerde output;
• controle van eisen, deadlines, bedragen en bewijsstukken;
• de inhoud van uiteindelijke documenten;
• beslissingen die op basis van het Platform worden genomen;
• de uiteindelijke indiening van een offerte of aanbesteding.

Tendermanager.ai garandeert geen gunning, score of ander commercieel resultaat.

3. Account en gebruik

Accounts zijn in beginsel named-user accounts en mogen niet zonder toestemming worden gedeeld of overgedragen. De Gebruiker is verantwoordelijk voor:

• het veilig bewaren van inloggegevens;
• correct gebruik van het account;
• het onmiddellijk melden van vermoedelijk misbruik of ongeautoriseerde toegang.

Het is niet toegestaan Tendermanager.ai te gebruiken:

• in strijd met wet- of regelgeving;
• voor frauduleuze of onrechtmatige doeleinden;
• op een wijze die rechten van derden schendt;
• om beveiligingsmaatregelen te omzeilen;
• om broncode, systeemprompts of onderliggende technologie te achterhalen;
• voor scraping of grootschalige geautomatiseerde extractie zonder onze toestemming;
• voor het ontwikkelen of trainen van een concurrerend product of AI-model.

4. Abonnementen en betaling

Tendermanager.ai wordt aangeboden op basis van verschillende abonnementsvormen. De actuele abonnementsvormen, functionaliteiten, aantallen Gebruikers, prijzen, eventuele add-ons en looptijden staan vermeld in de met de Klant overeengekomen offerte of overeenkomst.

Alle genoemde zakelijke tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Facturatie vindt plaats volgens de afspraken uit de offerte of overeenkomst.

Tendermanager.ai mag tarieven wijzigen. Prijswijzigingen die betrekking hebben op een lopend abonnement worden vooraf aangekondigd en gaan niet eerder in dan op het daarvoor contractueel geldende moment.

5. Looptijd en opzegging

5.1 Abonnementen van Tendermanager.ai worden aangegaan voor een minimale looptijd van twaalf (12) maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.2 Na afloop van de initiële looptijd van twaalf (12) maanden wordt het abonnement telkens automatisch verlengd met een periode van drie (3) maanden.

5.3 Voor opzegging geldt een opzegtermijn van drie (3) maanden.

5.4 Opzegging dient schriftelijk plaats te vinden per e-mail of via een eventueel daarvoor beschikbaar gestelde functionaliteit binnen het Platform.

5.5 Indien de Klant niet uiterlijk drie (3) maanden vóór het einde van de lopende abonnementsperiode opzegt, wordt het abonnement automatisch met een nieuwe periode van drie (3) maanden verlengd.

5.6 Tussentijdse beëindiging gedurende de initiële looptijd of een verlengingsperiode is niet mogelijk, tenzij Tendermanager.ai daarmee schriftelijk instemt, sprake is van een wettelijke beëindigingsgrond of in de offerte of overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald.

5.7 Beëindiging van het abonnement ontslaat de Klant niet van reeds ontstane betalingsverplichtingen.

6. Fair Use

Abonnementen van Tendermanager.ai zijn gebaseerd op normaal zakelijk gebruik. Sommige AI-functionaliteiten vragen aanzienlijk meer rekenkracht en dataverwerking dan andere. Daarom geldt een Fair Use Policy.

Wanneer het gebruik van een Gebruiker of Klant structureel en aanzienlijk hoger is dan redelijkerwijs binnen de betreffende abonnementsvorm mag worden verwacht, nemen wij eerst contact op. Wij proberen vervolgens gezamenlijk tot een passende oplossing te komen, bijvoorbeeld door:

• aanpassing van het abonnement;
• een maatwerkafspraak.

Wij beperken of beëindigen een abonnement vanwege Fair Use niet zonder de Klant hierover vooraf te informeren en een redelijke mogelijkheid te bieden tot een passende oplossing.

7. Klantdata en AI

De Klant behoudt de rechten op de eigen documenten, prompts, gegevens en andere content die in Tendermanager.ai wordt ingevoerd.

Tendermanager.ai verwerkt klantdata uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de levering, beveiliging en ondersteuning van de dienstverlening. De Klant is verantwoordelijk voor:

• de rechtmatigheid van geüploade gegevens;
• het beschikken over de benodigde rechten op documenten;
• persoonsgegevens die in documenten of prompts worden verwerkt;
• de beoordeling en het gebruik van gegenereerde output.

Meer informatie over gegevensverwerking staat in ons Privacybeleid en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst.

8. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op Tendermanager.ai en de onderliggende technologie blijven bij Best Value Verkoop B.V. en/of haar licentiegevers. Dit betreft onder andere:

• software;
• broncode;
• workflows;
• promptstructuren;
• templates;
• functionaliteiten;
• vormgeving;
• documentatie;
• handelsmerken en logo’s.

De Klant behoudt zijn rechten op eigen Gebruikerscontent. Voor zover juridisch mogelijk mag de Klant de specifiek voor hem gegenereerde AI-output voor zijn eigen bedrijfsdoeleinden gebruiken.

9. Beschikbaarheid en wijzigingen

Wij doen ons best Tendermanager.ai veilig, stabiel en beschikbaar te houden. Onderhoud, updates, technische wijzigingen of storingen kunnen er echter toe leiden dat het Platform tijdelijk niet of beperkt beschikbaar is.

Indien met de Klant een SLA is overeengekomen, gelden voor beschikbaarheid, ondersteuning en responstijden de afspraken uit die SLA.

Wij mogen functionaliteiten aanpassen, verbeteren, toevoegen of vervangen wanneer dit noodzakelijk is voor bijvoorbeeld productontwikkeling, beveiliging, wijzigingen in technologie, wijzigingen bij leveranciers of wettelijke verplichtingen.

10. Opschorting of beëindiging

Wij mogen toegang tot Tendermanager.ai tijdelijk opschorten indien sprake is van:

• ernstig misbruik;
• een beveiligingsrisico;
• gebruik in strijd met deze voorwaarden;
• structurele betalingsachterstand;
• een wettelijke verplichting.

Indien redelijkerwijs mogelijk krijgt de Klant eerst gelegenheid de tekortkoming te herstellen. Bij beëindiging van het abonnement vervalt het gebruiksrecht op het Platform.

11. Aansprakelijkheid

Tendermanager.ai is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Tendermanager.ai. Voor zover wettelijk toegestaan zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder:

• gederfde winst;
• gemiste omzet;
• gemiste opdrachten of aanbestedingen;
• verlies van commerciële kansen;
• reputatieschade;
• bedrijfsstagnatie.

Tendermanager.ai is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat AI-output zonder adequate menselijke controle wordt gebruikt.

De totale aansprakelijkheid van Tendermanager.ai is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende dienstverlening aan Tendermanager.ai heeft betaald, exclusief btw. Deze beperking geldt niet wanneer beperking van aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

12. E-mailcommunicatie

Wij kunnen Gebruikers informeren over belangrijke wijzigingen aan het Platform, beveiliging en dienstverlening, nieuwe functionaliteiten, trainingen en webinars en relevante producten en diensten. Voor niet-noodzakelijke commerciële communicatie kan de ontvanger zich op ieder moment afmelden via de afmeldmogelijkheid in de betreffende e-mail.

13. Wijziging van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen wanneer onze dienstverlening, technologie of toepasselijke wet- en regelgeving verandert. Materiële wijzigingen worden vooraf via onze website, het Platform of per e-mail bekendgemaakt. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

14. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en het gebruik van Tendermanager.ai is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

15. Contact

Heeft u vragen over deze voorwaarden? Neem dan contact op met: